هر فرد سرمایه گذار و هر موسسه یا شرکت و یا سازمانی که مشمول قوانین مالیات است ، می بایست همه ی کارها و امور مالیش را در مکانی که قانون تعیین کرده ثبت نماید.

قوانین و مقررات کشور برای ثبت و نگهداری امور مالی سرمایه گذاران ، شرکت ها و موسسات ، دفاتر پلمپی را مشخص نموده و آن ها وظیفه دارند که از سازمان امور مالیاتی ، پلمپ دفاتر قانونیشان را تحویل بگیرند.

دفاتر قانونی برای مشخص کردن امور مالی سالیانه شرکت ‌ها و سرمایه گذاران به طور اجباری در نظر گرفته می شوند .

انواع دفاتر قانونی

دفاتر قانونی به 2 نوع دفاتر رسمی و غیر رسمی تقسیم می گردند .

دفاتر رسمی

بر اساس قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران ، چهار نوع دفتر قانونی رسمی وجود دارد که شامل موارد ذیل می باشند :

• دفتر روزنامه
• دفتر کل
• دفتر دارایی
• دفتر کپیه

دفتر روزنامه :

یکی از مهمترین دفاتر قانونی ، دفتر روزنامه می باشد و هر سرمایه گذاری می بایست هر روز تمامی طلب ها ، بدهی ها ، مبادلات تجارتی و معاملات مربوط به اسناد تجارتی مانند خرید و فروش و ضمانت و ظهرنویسی را در آن درج کند.

همچنین باید تمامی واردات و صادرات تجاری و نیز عزینه هایی که بابت خرج ها و هزینه های شخصی خود برداشت می کند را نیز در آن درج کند.

انواع دفاتر روزنامه

الف) دفتر روزنامه عمومی

در دفاتر روزنامه عمومی ، همه ی معاملات و عملیات های مالی سرمایه گذاران و شرکت‌ ها ثبت می شود .

ب) دفتر روزنامه اختصاصی

دفاتر روزنامه اختصاصی دفتری می باشد که به تفکیک نوع معامله ، استفاده می شود . برای مثال دفاتر روزنامه برای امور مالی خرید یا برای عملیات مالی فروش یا برای پرداخت های نقدی و یا برای دریافت های غیر نقدی ، چک و …

دفتر کل

یکی از دفاتری که برای پلمپ دفاتر تجاری وجود دارد ، دفتر کل می باشد و این دفتر ، دفتری می باشد که همه ی عملیات مالی ثبت گردیده در دفتر روزنامه به آن منتقل می گردد . دفتر کل این قابلیت را دارا می باشد که بر اساس شیوه نگارش آن شما خواهید توانست صورت های مالی و مانده حسابتان را از آن بگیرید .

برای هر حساب به صورت جدا در دفتر کل یک صفحه وجود خواهد داشت و هر سرمایه گذاری می بایست تمامی معاملات خود را به هفتگی از دفتر روزنامه جمع آوری نماید و با تعیین اینکه مربوط به کدام نوع از معاملاتی می باشد که در طی هفته انجام داده است در صفحه ویژه آن ، در دفتر کل به صورت خلاصه درج کند .

دفتر دارایی

دفاتر دارایی دفتری می باشد که هر سرمایه گذاری می بایست هر سال لیست کامل و جامعی از تمامی دارایی ها ، بدهی ها و مطالبات سال پیش خود را به صورت ریز به ریز و با جزئیات کامل و به ترتیب در آن درج نماید و آن را نیز امضا کند و برای انجام این کار حداکثر تا پانزدهم فروردین سال بعدش مهلت خواهد داشت .

دفتر کپیه

دفتر کپیه دفتری می باشد که هر سرمایه گذاری می بایست همه ی مخابرات ، مراسلات و تمامی  صورتحساب هایی که صادر می کند را با درج تاریخ مربوطه در آن ثبت و درج کند . سرمایه گذار مربوطه می بایست تمامی مراسلات و مخابرات و صورتحساب های وارده خود را به ترتیب تاریخ ورود آن ها مرتب و منظم نماید و ان ها را در جای مخصوصی ضبط و نگهداری کند .

البته می بایست این را هم در نظر داشته باشید که از میان دفاتر قانونی ، فقط دفتر روزنامه و دفتر کل برای دریافت پلمپ دفاتر قانونی ، لازم می باشد و دفتر کپیه نیز مثل دفتر دارایی به غیر از موارد خاص مرسوم نمی باشد .

دفاتر غیر رسمی

دفتر معین جز دفاتر قانونی می باشد ولی به صورت غیر رسمی اداره می گردد . این دفتر برای جدا کردن حساب های دفتر کل در صورت ضرورت نگهداری می گردد .

انواع دفتر معین

• دفتر معین بدهکاران
• دفتر معین بستانکاران
• دفتر معین اموال

وظیفه ی دفاتر معین این می باشد که بعضی مواقع اطلاعات دقیق و جزئی حساب ها از دفتر کل استخراج نمی گردد ، به همین دلیل با ثبت این حساب ها در دفاتر معین این امور راحت تر انجام می شود .

مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری

در عصر حاضر به علت ایجاد سیستم های جدید اینترنتی ، اشخاص خواهند توانست به وسیله ی سامانه اداره ثبت شرکت ها درخواستشان را نسبت به ثبت و دریافت پلمپ دفاتر تجاری اعلام کنند .

نخستین کار برای درخواست پلمپ دفاتر تجاری ، مراجعه کردن به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی اینترنتی www.irsherkat.ssaa.ir ، بخش پلمپ دفاتر تجاری ، می باشد . در صورتی که فرد درخواست کننده پلمپ دفاتر ، فرد حقوقی ثبت گردیده در مرجع ثبت شرکت ها باشد باید از قسمت اطلاعات درخواست کننده پلمپ ، قسمت تعیین گریده مربوط به فرد حقوقی را انتخاب کند .

بعد از آن ، تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی فرد حقوقی را نیز وارد سامانه مربوطه کند .

سپس بخش شروع سال مالی و اغاز ماه مالی را نیز تکمیل نمایید . منظور از آغاز سال و ماه مالی انتخاب آن ها طبق مراتب مشخص گردیده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت شده است می باشد . تاریخ خاتمه سال مالی ، نیز به وسیله ی سامانه محاسبه و تعیین می شود . لازم به ذکر است که تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال و ماه مالی نمی باشد .

بعد از این مرحله می بایست اقدام به کامل نمودن “اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده” نمایید .

در صورتی که شهر مربوطه در گزینه های درج شده موجود نبود ، آن شهر هنوز به سامانه ی مربوطه الحاق نگردیده است . در این حال درخواست کنندگان باید به همان روش گذشته عمل کنند .

در صفحه ی بعد می بایست اطلاعات فرد حقوقی را بررسی کنید و در صورت درست بودن اطلاعات ، بر روی گزینه ی “تایید اطلاعات شخص حقوقی” کلیک کنید . در غیر این صورت ، باید به واحد ثبتی مربوطه مراجعه کنید .

در بخش بعدی طبق اطلاعات وارد گردیده ، به کاربران شماره پیگیری داده خواهد شد . سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه را از فهرست انتخاب نمایید و اطلاعات مورد نظر به یکی از اعضای هیئت مدیره را در سامانه وارد کنید .

در مرحله ی بعدی تمامی اطلاعات اعضای هیئت مدیره را به صورت کامل مانند نام و نام خانوادگی ، نام پدر و غیره وارد سامانه کنید و در آخر با کلیک کردن بر روی گزینه ی گام بعدی به صفحه ی بعدی بروید .

در این مرحله ، با تعیین کردن عضو هیئت مدیره و سمت افراد هیئت مدیره و زمان تصدی محدود یا نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سامانه مربوطه وارد نمایید . بعد از آن وضعیت حدود حق امضای اعضای هیئت مدیره و بعد از آن جایگاه و منصب عضو هیئت مدیره را تعیین کنید .

فرم دیگری نیز با عنوان « دفتر مورد تقاضای شخص » وجود دارد که می بایست آن را نیز وارد نمایید ، نوع دفتر مورد درخواست فرد دفتر کل و روزنامه و تعداد برگ های دفتر و تعداد جلد های دفتر را نیز وارد نمایید و اطلاعات وارد گردیده را ذخیره و ثبت کنید .

بعد از این مراحل ، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات می شوید . در این مرحله باید گزینه تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک لازم را انتخاب نمایید .

پس از کامل کردن اطلاعات در سایت مورد نظر و انجام درست تمامی مراحل اینترنتی ثبت پلمپ دفاتر و کلیک کردن بر روی ثبت نهایی ، باید اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا گردیده دریافتی از اینترنت را به همراه تمامی مدارک مورد نیاز را به اداره مربوطه ارسال کنید تا اداره پست دفاتر ، پلمپ را به آدرسی که در سامانه درج و وارد کرده اید ارسال کند .

بعد از فرستادن مدارک و دریافت کد پیگیری مربوطه ، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک نمایید .

سپس کد پیگیری و تاریخ تحویل مدارک مورد نظر به دفتر پست را در سایت وارد کنید و در آخر روی گزینه ی ثبت نهایی ، کلیک کرده .

سپس کارشناس حقوقی مدارک مربوطه را بررسی می نماید و بعد از بررسی نمودن آن ها اگر مشکل و نقصی نداشتند و مورد تایید او بوده باشند ، دستور و مجوز پرداخت وجه آن ها صادر می شود . در این حال درخواست کنندگان باید با ورود به سامانه مربوطه ، مقدار وجه تعیین گردیده را به صورت اینترنتی پرداخت کنند .

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر ( ویژه افراد حقیقی )

• فتو کپی کارت ملی درخواست کننده
• فتو کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت آن
• کپی کارت ملی مدیر عامل
• اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت نموده اید که اظهارنامه مربوطه می بایست به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد
• کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت

اصل و یا تصویر مصدق وکالت ‌نامه و یا معرفی ‌نامه در مورد افراد حقوقی دولتی

مدارک لازم برای دریافت پلمپ دفاتر ( ویژه افراد حقوقی )

• فتو کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی
• وکالتنامه و یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل و یا نماینده جهت پلمپ دفاتر معرفی شده باشند
• فتو کپی کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت مربوطه
• فتو کپی روزنامه تاسیس شرکت

زمان پلمپ دفاتر

اسفند ماه هر سال آخرین وقت برای ثبت درخواست جهت دفاتر قانونی سال مالی بعدی می باشد . به صورت هم‌ زمان با این کار می بایست جهت پلمب دفاتر سال ملی بعدی نیز اقدام نمایید و تا پیش از پایان سال درخواستتان را به اداره ثبت تحویل نمایید .

این عمل درباره ی شرکت‌ ها و موسساتی که هنوز فعالیتشان را شروع ننموده اند نیز صحیح می باشد . در اصل عدم فعالیت شرکت ناظر به قبل می باشد و نخواهید توانست نسبت به آینده یا سال مالی بعدی اعلام عدم کار کنید . از سویی عدم کار و فعالیت شرکت مربوطه می بایست در چهار ماه ابتدایی سال مالی بعد یعنی مهلت قانونی تعیین گردیده اعلام شود و پس از این بازه ی زمانی شرکت مشمول جریمه های مالیاتی می شود .

فرم مربوط به گواهی پلمپ دفاتر

برای ارائه ی گواهی پلمب دفاتر به هر نهاد یا سازمانی می بایست فرم مورد نظر را کامل کرده و آن را به تایید اداره ثبت شرکت ‌ها برسانید

اگر پلمپ دفاتر را پرداخت نکنیم چه اتفاقی میافتد؟

شرکت ها برای دریافت کد اقتصادی باید به پلمپ دفاتر خود اقدام کنند . نخستین اقدام شرکت ها و موسسات برای این که نشان دهند که کارشان برای اداره مالیات شفاف و واضح می باشد تحویل دفاتر قانونی می باشد . از جمله نتایج عدم پلمپ دفاتر و یا وجود نقص و مشکل در آن ‌ها می ‌توان به جریمه شدن از سوی اداره امور مالیاتی اشاره نمود .

پیگیری پلمپ دفاتر

بعد از ارسال نمودن مدارک و دریافت کد پیگیری مربوطه ، وارد سامانه گریده و گزینه‌ی پلمب دفاتر تجاری را انتخاب نماید و با وارد نمودن کد پیگیری و تاریخ تحویل مدارک مورد نیاز به پست در سامانه بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کرده و به مرحله بعد بروید .

در این مرحله کارشناسان مربوطه مدارک را بررسی می ‌نمایند و در صورت تأیید اجازه پرداخت وجوه دفاتر و پلمب آن‌ها صادر می گردد . بعد از صادر شدن مجوز متقاضی می بایست دوباره وارد سامانه شده و وجوه تعیین گردیده را پرداخت نماید ، دفاتر پلمپ گردیده به آدرسی که در سامانه مربوطه وارد کرده اد ارسال می گردند

هزینه پلمپ دفاتر

برای سال مالی 1398 با توجه به تعداد برگه های دفتر مورد نظر :

دفتر 100 برگ ۶۲۲.۹۵۰ ريال

دفتر 50   برگ ۵۴۵.۷۰۰ ريال

دفتر 200 برگ ۷۶۵.۲۰۰ ريال

هزینه ای در حدود ۴۰ تا ۵۰ هزار تومان بابت هزینه پاکت و هزینه ثبت پست

ضرورت پلمپ دفاتر تجاری

قانون اهمیت ویژه ای را برای دفاتر تجاری قائل گردیده و میان سرمایه گذار دفاتر تجاری سندیت دارند . برای جلوگیری کردن از تقلب و وارد کردن برخی از اقلام به تاریخ های بعد تشریفاتی پیش بینی گردیده است که حتی المقدور سرمایه گذاران نتوانند در آینده ارقامی را در دفاتر خود ثبت نمایند .

دفاتر مربوطه در ماده ۶ به استثناء دفتر کپیه پیش از آن که در آن چیزی نوشته شده باشد به وسیله ی نماینده اداره ثبت امضا می شود .

در اینصورت دفاتر روزنامه ، دفاتر کل و دفاتر دارایی و همچنین هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری واجب بداند ، می بایست پیش از آنکه چیزی در آن نوشته شود ، توسط نمایندگان اداره کل ثبت ، مهر و پلمپ گردد .

منبع صداقت ثبت هرگونه کپی برداری پیگرد قانونی دارد.