اعضای هیئت مدیره شرکت‌ها باید به صورت دوره‌ای تعیین شود. تعیین گاهی به معنای خروج یک عضو، گاه به معنای تغییر و گاهی نیز به معنای انتخاب یک عضو جدید است. برای تمامی مراحل در شرکت‌های تجاری و موسسات غیر تجاری باید تشریفات رسمی لازم صورت بگیرد و تغییرات به صورت رسمی ثبت شود. مهم‌ترین کار در انجام امور فوق تنظیم صورتجلسه تعیین عضو هیئت مدیره است که در این مقاله نحوه تعیین و تغییر در شرکت‌های تجاری و موسسات غیر تجاری اعم از با مسئولیت محدود، سهامی خاص و سهامی عام توضیح داده خواهد شد. با توجه به روند اداری و لزوم ثبت تغییرات برای انجام امور فوق می‌توانید با کارشناسان آرمانی ثبت در تماس باشید.
شرایط تعیین سمت اعضای هیئت مدیره
صرف این که افراد حق و صلاحیت لازم برای تشکیل شرکت را داشته باشند در بسیاری از موارد صلاحیت عضویت به عنوان هیئت مدیره را تضمین می‌کند. اعضای هیئت مدیره شرکت‌ها بنا به اساسنامه مشخص می‌شود. در واقع اساسنامه شرکت‌های هفتگانه مشخص می‌کند که چه تعدادی باید الزاما به عنوان هیئت مدیره شرکت ثبت شوند. معمولا اعضای هیئت مدیره از بین سهامداران شرکت انتخاب می‌شود و تعداد اعضا نیز بر اساس حداقل سهامدار برای تاسیس شرکت مشخص می‌شود. اعضای هیئت مدیره به صورت دائمی مشخص نمی‌شوند و دوره آن‌ها دو ساله است پس از اتمام دوره باید اقدام به تمدید سمت اعضا کرد. مجمع عمومی شرکت می‌تواند اعضای هیئت مدیره را عزل یا نصب کند و لزوما نباید دو سال آن‌ها تمام شده باشد. بنابراین مرجع تصمیم گیر درباره هیئت مدیره مجمع عمومی عادی شرکت‌ها هستند.
به طور کلی اعضای هیئت مدیره باید دارای شرایط زیر باشند:
1. حتما باید سهامدار باشد و میزان سهام مهم نیست. در مواردی موسسان شرکت برای محدودیت در متقاضیان هیئت مدیره تعداد سهام خاصی را برای عضویت در نظر می‌گیرند. فلسفه سهامدار بودن اشخاص ضمانت لازم برای حسن انجام کار اعضای هیئت مدیره است.
2. منع قانونی نداشته باشد و دارای اهلیت لازم برای عضو شدن باشد. منظور از منع قانونی محجوریت اعضاست مثلا افرادی که دادگاه حکم به ورشکستگی آن‌ها کرده است نمی‌توانند عضو هیئت مدیره باشند. منع قانونی دیگر دو شغله بودن مدیر است. و نهایتا مدیر نباید سوء پیشینه کیفری موثر داشته باشد.
مدارک مورد نظر برای انجام تغییرات در سمت هیئت مدیره
برای تمامی شرکت‌های سهامی خاص، عام، مسئولیت محدود و موسسات غیر تجاری باید مدارک زیر آماده شود:
• صورتجلسه مجمع عمومی برای تغییر اعضای هیئت مدیره، انتخاب یا خروج
• آخرین تغییرات شرکت که در روزنامه رسمی چاپ شده باشد
• مدارک ثبتی شرکت
• کپی شناسنامه و کارت ملی اعضاء که در دفتر اسناد رسمی برابر اصل شده باشد
مراحل خروج هیئت مدیره
برای خارج کردن یک عضو یا اعضای هیئت مدیره باید یک صورتجلسه تنظیم کنید. قبل از صورتجلسه باید فرد یا افراد مورد نظر استعفا دهند یا توسط مجمع عمومی اخراج شوند.
صورتجلسه تمدید هیئت مدیره
تمدید هیئت مدیره به معنای انتخاب اعضا برای آن است و برای انجام این کار شرکت باید در مجمع عمومی سالیانه یا عادی خود اقدام به تکمیل صورتجلسه نماید. برای شرکت‌های تضامنی، نسبی، مختلط سهامی و غیر سهامی و تعاونی‌ها نیز می‌توانید از همین رویه استفاده کنید.
صورتجلسه تعیین سمت هیئت مدیره
هر صورتجلسه‌ای دارای جزئیاتی از نحوه برگزاری جلسه، انتخاب افراد و سمت آن‌هاست. صورتجلسه تعیین هیئت مدیره نیز بر همین اساس مشخص می‌شود. در صورتجلسه باید تشریفات انتخاب اعضا کاملا رعایت شود برای دانلود رایگان نمونه فرم صورتجلسه تعیین سمت می‌توانید به سایت اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه نمایید. این فرم باید در سربرگ رسمی و شرکت و مهر ممهور شده به نشان شرکت باشد.
در صورتجلسه باید اطلاعات مربوط به شرکت، زمان و محل دقیق برگزاری مجمع مشخص شود. سپس بنا بر تشریفات رئیس، ناظر و منشی جلسه انتخاب گردد. سپس دستور جلسه مشخص می‌شود. اگر قصد دارید علاوه بر تعیین اعضای هیئت مدیره، بازرسین و روزنامه کثیر الانتشار برای آگهی‌ای شرکت را نیز مشخص کنید باید تمامی موارد را دقیقا مشخص کنید. در ادامه اعضای هیئت مدیره، بازرسین و همچنین اعضای علی البدل را مشخص نموده و در پایان به فردی وکالت رسمی برای ثبت تغییرات دهید. در صورتی که مدیرعامل شرکت و رئیس هیئت مدیره یک فرد است باید حداقل دو سوم اعضا موافق این انتخاب باشند.
حداکثر مهلت شما برای انجام این تغییرات در اداره ثبت شرکت‌ها یک ماه خواهد بود. تمامی روند ثبتی از طریق سامانه این سازمان صورت می‌گیرد و انجام امور بر عهده وکیل شرکت یا یک دفتر معتبر ثبتی خواهد بود که باید تمامی مدارکی که گفتیم را بعلاوه صورتجلسه به سازمان ارائه دهد.
در صورتی که نیاز به انجام امور مربوط به تعیین سمت هیئت مدیره، بازرسین، خروج، استعفاء و تغییر اعضای شرکت خود هستید می‌توانید برای ثبت آن در کمترین زمان ممکن با مشاوران و کارشناسان آرمانی ثبت در تماس باشید. آرمانی ثبت آماده ارائه خدمات ثبتی شرکت‌های تجاری و غیر تجاری شما در ایران و خارج از کشور می‌باشد.
منبع صداقت ثبت | مشاوره رایگان 02188889346
